Laisser votre messagerie côté serveur uniquement (similaire à être « dans le cloud »), comme cela se produit par défaut lors de l'utilisation d'IMAP, entraîne une excellente synchronisation des dossiers de messagerie entre votre multitude d'appareils mobiles. En effet, chaque appareil se synchronise d'abord avec le serveur avant de vous montrer vos e-mails. Les inconvénients des e-mails synchronisés avec le serveur sont que la taille de votre boîte aux lettres continuera d'augmenter et que vous avez un point de défaillance unique. Si vous atteignez vos limites de stockage, cela pourrait devenir un problème et de même, s'il y a un problème côté serveur, vous ne pourrez peut-être pas accéder aux messages car le problème se synchronisera avec votre ordinateur.
Dans cet article, nous allons parler de la façon d'archiver vos e-mails dans une boîte aux lettres locale sur votre ordinateur. Lorsque nous parlons d'archivage, cela signifie simplement déplacer des messages vers un autre emplacement. Une archive hors serveur signifie que nous déplaçons les messages du serveur/cloud vers votre ordinateur. Ce n'est pas la même chose que le bouton d'archivage de votre application de messagerie, qui déplace les messages vers un autre dossier sur le serveur, ni l'archivage automatique dans Outlook.
Si vous vous connectez au serveur de messagerie à l'aide de POP, votre application de messagerie télécharge déjà des copies complètes des messages à partir du serveur. Si vous constatez que votre courrier s'accumule toujours sur le serveur, vérifiez les paramètres de votre application de messagerie pour un similaire à "Supprimer les messages sur le serveur après [x] jours" et assurez-vous de le configurer aussi longtemps que vous souhaitez conserver une sauvegarde des messages sur le serveur — nous suggérons 90 jours. Si, après avoir modifié ce paramètre, le serveur contient toujours vos anciens messages, vous pouvez vous connecter à l'aide de la messagerie Web et les supprimer manuellement du serveur.
La configuration d'une application de messagerie pour archiver localement sur votre ordinateur vous permettra de :
- Libérez de l'espace sur votre plan d'hébergement avec nous pour les fichiers qui n'ont pas besoin d'être disponibles sur tous les appareils (comme ceux plus anciens que la date de votre choix ; nous recommandons 3 à 6 mois).
- Réduisez le temps nécessaire à la messagerie Web ou à vos applications de messagerie pour charger les dossiers de messagerie. En réduisant la taille de vos dossiers côté serveur, les applications de messagerie (y compris notre système de messagerie Web) pourront charger le contenu de ce dossier plus rapidement.
- Assurez-vous que s'il y a des problèmes avec les e-mails côté serveur, ces problèmes n'affecteront pas vos messages archivés locaux.
Si votre ordinateur est configuré pour sauvegarder sur un disque dur externe (par exemple, en utilisant Time Machine sur MacOS), vous vous retrouverez avec une copie locale des anciens e-mails sur votre ordinateur ainsi qu'une sauvegarde régulière, ce qui est le meilleur configuration possible et nous vous recommandons fortement de vous assurer que vous disposez de sauvegardes d'ordinateurs locaux pour ce faire.
Nous allons utiliser l'application de messagerie Thunderbird pour montrer comment procéder, mais vous pouvez implémenter la même idée générale avec à peu près n'importe quelle application de messagerie, comme Apple Mail, Outlook ou Windows Live Mail.
Si vous souhaitez utiliser Thunderbird pour que les instructions ci-dessous soient précises (plutôt qu'un guide général), commencez par installer Thunderbird et configurez votre compte de messagerie à l'aide de notre guide. Si vous utilisez votre propre application de messagerie, les étapes ci-dessous ne seront pas précises à 100 %, mais la même idée générale devrait s'appliquer.
Créer des dossiers d'archives locales
Bien que j'ai quelques dossiers côté serveur, j'aime tout fusionner dans un dossier d'archives hors serveur pour tous les messages car je peux toujours rechercher des e-mails plus tard et cette recherche est plus rapide lorsque les messages sont entièrement localisés sur votre ordinateur .
En d'autres termes, les dossiers pour les e-mails séparés peuvent simplement rendre les choses plus compliquées qu'elles ne devraient l'être. Vous pouvez choisir de créer autant de dossiers hors serveur que vous le souhaitez pour l'archivage, mais cela demandera plus de travail de configuration. Les applications de messagerie appellent généralement les dossiers hors serveur des dossiers "locaux", ce qui signifie que ces dossiers et leur contenu seront stockés sur votre ordinateur local, plutôt que sur le serveur. (Astuce :Apple Mail les affiche comme « Sur mon Mac »).
Voici comment en créer un avec Thunderbird
- Cliquez avec le bouton droit sur « Dossiers locaux » à gauche dans le volet des dossiers de Thunderbird.
- Choisissez "Nouveau dossier"
- Donnez-lui un nom :j'ai appelé la mienne "Archive". Il devrait déjà s'agir d'un sous-dossier de "Dossiers locaux", mais si ce n'est pas le cas, assurez-vous de sélectionner cette option.
- Appuyez sur Créer un dossier
- Vous verrez maintenant un dossier appelé "Archive" (ou quel que soit le nom que vous lui avez donné) sous "Dossiers locaux" dans la barre latérale de gauche.
Voici comment en créer un avec Apple Mail
- Ouvrez Apple Mail et sélectionnez le menu "Boîte aux lettres" dans la barre de menus en haut de l'écran.
- Choisissez "Nouvelle boîte aux lettres"
- Définir l'emplacement vers "Sur mon Mac"
- Donnez-lui un nom comme "Archive locale" ou simplement "Archive" tant que vous ne le confondrez pas avec le dossier Archive côté serveur.
- Appuyez sur OK
- Vous verrez maintenant un dossier portant le nom que vous avez spécifié sous "Sur mon Mac" dans la barre latérale de gauche.
Si vous souhaitez utiliser plusieurs dossiers d'archives catégorisés, vous pouvez répéter le processus ci-dessus pour créer chacun d'eux.
Déplacer les e-mails côté serveur vers les archives locales
Il est maintenant temps de déplacer vos e-mails des dossiers côté serveur vers le dossier d'archive local (hors serveur). Tous les messages que vous déplacez ne seront plus accessibles avec vos autres appareils ou votre messagerie Web ; ces messages ne seront accessibles qu'à partir de l'appareil sur lequel vous travaillez actuellement.
- Trouvez le dossier dont vous souhaitez archiver les e-mails et cliquez dessus.
- Sélectionnez tous les messages que vous souhaitez archiver (tels que ceux datant de plus de 90 jours ou 6 mois) et faites-les glisser vers le dossier local que vous avez créé en suivant les étapes ci-dessus. (Dans l'exemple que j'ai utilisé ci-dessus, il s'agirait du dossier "Archive", mais si vous avez créé votre ou vos propres noms de dossier, vous pouvez en choisir un).
Vous pouvez suivre les mêmes étapes ci-dessus pour tout ou partie de vos dossiers de messagerie. Par exemple, créez une "archive envoyée" et faites glisser et déposez tous vos anciens e-mails envoyés du dossier IMAP vers le dossier local.
C'est ça! Notez que votre application de messagerie peut mettre un certain temps à télécharger la copie complète de chaque e-mail, en particulier si votre connexion Internet est limitée en vitesse et si vous déplacez un grand nombre de messages. Cela signifie que la mise à jour de l'utilisation du stockage côté serveur peut également prendre beaucoup de temps. Donnez-lui le temps !
Faites-nous savoir si vous rencontrez des problèmes avec ces instructions en utilisant les commentaires ci-dessous.
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