ONLYOFFICE n'est pas seulement une excellente suite bureautique basée sur le Web et un outil de gestion de projet, mais une plate-forme efficace pour maintenir l'engagement de vos équipes entre elles et avec l'entreprise.
Je suis sur un coup de pied ONLYOFFICE depuis un certain temps maintenant. Pourquoi? En termes simples, c'est un excellent moyen d'ajouter un service de gestion de documents à votre réseau local. Cependant, comme vous l'avez probablement vu, c'est bien plus que cela.
Lors du déploiement du serveur ONLYOFFICE, vous constaterez qu'il inclut des outils tels que :
- Documents :une suite bureautique entièrement basée sur le Web
- Gestion de projet :un outil de gestion de projet riche en fonctionnalités
- CRM :un gestionnaire de relations client facile à utiliser
- E-mail :un simple client de messagerie Web
- Personnes–un gestionnaire d'utilisateurs/de groupes
L'outil communautaire vous accompagnera dans cette balade, ce qui sera pour certains une très agréable surprise.
Qu'est-ce que la fonctionnalité de la communauté ONLYOFFICE ?
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La fonctionnalité Communauté dans ONLYOFFICE consiste à partager des informations avec une communauté de personnes. Cette communauté serait les utilisateurs qui se connectent à votre instance ONLYOFFICE. En d'autres termes, ceux de votre entreprise.
Avec Community, vous pouvez partager des signets, des actualités, gérer un wiki d'entreprise, rédiger des blogs internes, héberger des forums d'entreprise, partager des sondages et des enquêtes, échanger des messages instantanés et créer des discussions de groupe (via Talk) et configurer des notifications.
La fonctionnalité de la communauté ONLYOFFICE est un excellent ajout pour garder votre personnel engagé et informé. Et, mieux encore, il est intégré et facile à utiliser. Si votre entreprise dépend des e-mails pour tenir les employés au courant des actualités, des mises à jour, de la documentation, des événements et même pour conserver une collection partagée de signets importants, la communauté ONLYOFFICE est l'une des options sur site les plus simples disponibles. Et comme ONLYOFFICE peut être rapidement déployé en tant que conteneur Docker, votre personnel (sur site et à distance) peut profiter de la fonctionnalité Communauté en un rien de temps.
C'est une évidence pour toute entreprise à la recherche d'une plate-forme interne pour tenir ses équipes informées.
Comment utiliser la fonctionnalité de la communauté ONLYOFFICE
Maintenant que vous connaissez la communauté ONLYOFFICE, comment l'utilisez-vous ? Connectez-vous à votre instance ONLYOFFICE et cliquez sur l'icône Communauté (Figure A ).
Figure A
Vous serez invité à parcourir l'assistant de bienvenue et, sur la dernière page, il vous sera demandé de créer votre premier message de bienvenue. Allez-y et créez ce message, qui vous mènera à ce qui devrait être un éditeur Web assez familier (Figure A ).
Figure B
Votre message de bienvenue sera la page par défaut que chaque membre de l'équipe verra lorsqu'il ouvrira la fonctionnalité Communauté.
Après avoir créé le message de bienvenue, vous serez redirigé vers la page principale de la communauté. Cliquez sur le menu déroulant Créer et vous verrez à quel point il est facile de créer un nouvel article de blog, une nouvelle, une commande, une annonce, un sondage ou un signet.
La seule confusion que j'ai rencontrée lors de l'utilisation de la fonctionnalité Communauté était l'option Commande (qui se trouve dans la liste déroulante Créer). J'ai supposé que cela serait utilisé pour créer des commandes de ressources (telles que du matériel informatique, des fournitures d'installation, etc.). Ce n'est pas. Je suppose que les commandes sont utilisées pour répartir les tâches de plus grande importance pour l'entreprise. La seule mise en garde à cela est que vous ne pouvez pas attribuer de commandes aux utilisateurs, ce qui signifie qu'elles peuvent être consultées par toute personne disposant d'un compte sur votre instance ONLYOFFICE.
Bien que des fonctionnalités telles que le chat et les forums soient répertoriées dans le cadre de la fonctionnalité Communauté, en réalité, le chat sort en dehors de la fonctionnalité (sous la forme de l'outil Talk) et les forums ne sont pas activés par défaut. Pour activer les forums, connectez-vous à ONLYOFFICE en tant qu'administrateur et cliquez sur Paramètres. Dans la fenêtre résultante, cliquez sur Modules et outils, puis cliquez pour activer les forums sous Communauté (Figure C ).
Figure C
Cliquez sur Enregistrer et Forums vous pourrez alors créer votre premier forum en allant dans Communauté | Créer | Forum. Sur la page de création du forum (Figure D ), vous pouvez créer une nouvelle catégorie et ajouter un titre, un nom et une description pour le forum.
Schéma D
Une fois le Forum créé, tout utilisateur ayant accès à ONLYOFFICE peut participer aux discussions.
Dans l'ensemble, la communauté ONLYOFFICE est un excellent ajout à la plate-forme, qui tiendra vos équipes informées et connectées. Si vous utilisez ONLYOFFICE, je vous recommande fortement d'utiliser cette option, afin que vos employés soient mieux informés et engagés les uns avec les autres et avec l'entreprise.
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