Note de l'éditeur : Dans ce segment, le Sudoer Sit-Down, nous posons des questions à de petits groupes de professionnels de l'industrie. Vous obtenez de vraies réponses et opinions de vraies personnes (utilisateurs, opérateurs, administrateurs, développeurs, etc.), chacune offrant une perspective variée et précieuse sur les questions concernant l'industrie informatique et l'administration système en particulier.
La façon dont nous gérons notre temps doit être le plus grand différenciateur des professionnels de la planète. C'est la compétence la plus importante à maîtriser dans le large éventail de choses que nous devons savoir faire en tant qu'êtres humains. Il n'y a pas de chemin unique vers des résultats favorables ici; cependant, il y a des points communs que vous verrez de manière cohérente à travers les approches adoptées par les plus performants d'entre nous. Vous pourriez le diviser en mille catégories différentes, mais la planification est le thème majeur que je vois émerger. Qu'il s'agisse de tenir un journal quotidien avec un stylo et du papier ou de tenir un calendrier complet sur votre mobile, les clés de la gestion de votre temps consistent à savoir ce qui vous attend et à hiérarchiser la manière d'accomplir ces tâches.
Nous avons demandé à certains de nos principaux contributeurs de décrire leurs outils et stratégies de gestion du temps préférés, ainsi que les moyens d'éviter l'épuisement professionnel qui finit par nous toucher tous. Les réponses que nous avons reçues brossent un tableau fantastique de la façon dont nous sommes tous différents, mais similaires lorsque nous devons réussir sur le lieu de travail et à la maison.
Damon Garn, propriétaire, Cogspinner Coaction, LLC
Certaines de mes méthodes de gestion du temps sont assez standard :outils en ligne, pauses régulières, rotation des tâches, responsabilisation, etc. J'utilise également quelques stratégies à plus grande échelle pour rester dans la direction que je veux prendre.
Je vais commencer par mes méthodes plus traditionnelles. Je suis un fervent partisan des pauses. Travailler dur pendant 20 à 45 minutes puis faire une pause de 5 à 10 minutes est une bonne pratique pour moi. Pendant un certain temps, j'ai expérimenté la technique Pomodoro. Je l'ai suivi d'assez près aussi, et cela a semblé fonctionner. Malheureusement, l'habitude n'est jamais vraiment restée, donc je ne suis pas très formel sur la planification des pauses. J'alterne aussi assez fréquemment entre les tâches. L'une des meilleures choses que je fasse est de changer d'espace de travail. Je travaille à la maison depuis de nombreuses années maintenant et j'aime travailler sur le porche, la terrasse arrière, le bureau et le fauteuil inclinable. Avant la pandémie de Covid-19, j'allais régulièrement dans plusieurs cafés locaux, mais ces jours-ci, je ne les visite presque plus.
J'utilise également quelques outils Web pour améliorer ma productivité. Je suis mes différents projets d'écriture et de développement de laboratoire via Trello, ce qui est incroyablement utile. J'utilise Clockify pour suivre mon temps et mes heures facturables. Enfin, j'utilise QuickBooks en ligne pour gérer la facturation, les taxes, etc. Je compte sur Dropbox sur plusieurs appareils pour conserver les dossiers et fichiers essentiels. Je suppose que j'ai adopté le cloud au niveau des très petites entreprises.
Cependant, mon plus grand outil de gestion du temps et de productivité est un système de gestion d'objectifs qui découle du long terme "qu'est-ce que je fais de ma vie ?" planifie jusqu'aux activités quotidiennes. Ce n'est pas basé sur la technologie (en fait, les documents sont imprimés et stockés dans un dossier sur mon bureau). Je ne vais pas trop détailler ici, mais la version courte est la suivante :je maintiens un plan général sur cinq ans, et au début de chaque nouvelle année, je développe une liste d'objectifs annuels qui couvre la croissance professionnelle, personnelle, financière, familiale /catégories sociales, physiques et de loisirs. J'énumère les choses que je veux accomplir cette année-là. Chaque mois, je génère une feuille d'objectifs similaire mais plus détaillée qui provient de la feuille annuelle. Le lundi matin, je crée une liste de tâches hebdomadaire et chaque matin, je crée une liste de tâches quotidienne basée sur les tâches hebdomadaires. Le résultat est que je cherche délibérément à atteindre quotidiennement des jalons professionnels et personnels importants à long terme.
Beaucoup de gens ne comprennent pas ou n'apprécient pas mon approche axée sur les objectifs. Pourtant, je trouve que cela m'aide à concentrer mon temps et mon énergie, à réaliser des choses qui sont importantes pour moi personnellement et professionnellement, à maintenir l'équilibre et à arriver là où je veux aller.
Enfin, je serais perdu sans mon Mac. Je l'utilise pour tout, y compris l'écriture (à la fois technique et de fiction), l'exécution de machines virtuelles, l'accès à des outils basés sur le cloud, l'enregistrement de musique, le visionnage d'émissions. C'est sans aucun doute l'outil le plus critique dont je dispose.
Joachim Haller, chef de projet senior, Capgemini
Lorsque je travaillais à Bangkok, mon outil de gestion du temps de prédilection était le soleil. J'ai conduit ma moto au travail et j'avais besoin d'y aller avant qu'il ne fasse trop chaud et je me suis présenté au travail trempé de sueur, ce que je pensais ne pas être apprécié par mes collègues. À la fin de la journée, je savais que le soleil se coucherait à 18h00 précises et, terrifié à l'idée de conduire ma moto dans le noir, je devais être à la maison avant cela. Cela m'a également permis de rentrer à la maison à temps pour le dîner, ce qui m'a permis d'avoir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Le choix de la moto pour se rendre au travail était facile car le trafic à Bangkok était presque toujours très encombré et l'heure de pointe était, bien sûr, le pire moment possible pour essayer de se rendre d'un point A à un point B. Le trajet jusqu'au travail prenait une heure et demie en voiture mais seulement 35 minutes en moto. La balade à vélo était également un moyen idéal de se déconnecter du travail, car je devais me concentrer entièrement sur la navigation dans le trafic dense de voitures et de bus sur les routes.
Au travail, j'ai utilisé la stratégie de la planification journalière en combinaison avec la gestion de projet. Ainsi, au début de chaque journée, je choisis quelques éléments que je veux avoir fait avant de partir. Normalement, je dessine une semaine à la fois et je laisse les événements de cette semaine être assez fluides. Cependant, les activités font toujours partie d'un plan beaucoup plus vaste que j'ai vaguement formulé dans mon esprit sur ce que je veux accomplir au cours des trois à six prochains mois. Parce que j'ai un plan hebdomadaire et aussi une vue d'ensemble de ce que je veux faire, je n'ai pas à m'énerver ou à être stressé si je ne peux pas terminer une tâche un jour particulier ; il peut être déplacé à un autre jour et je pourrai toujours atteindre l'objectif global.
Cette façon de travailler me convient bien car elle me permet d'interagir avec les gens, d'attraper des choses techniques à la volée, de m'impliquer temporairement dans quelque chose et d'avancer toujours selon mes plans. Pendant de nombreuses années, j'ai travaillé avec des projets de support et techniques et j'ai fait évoluer cette façon de travailler afin d'éviter le stress et de maintenir un équilibre travail-vie sain.
Un autre aspect important pour moi est de toujours "aller au bureau", ce qui signifie que je m'habille tous les matins et que je me prépare pour le bureau même si je travaille à domicile. Cela m'aide également à tracer une ligne entre le travail et la vie privée.
Ce sont mes stratégies générales, mais en ce qui concerne les outils, il y en a un sur lequel je compte pour gérer ma vie plus que tout autre, et c'est le calendrier sur mon mobile. Qu'il s'agisse de l'agenda papier de la vieille école ou de Google/Apple/Microsoft, il y a toujours un calendrier assemblé avec le travail et la vie dans un grand mélange qui décrit chaque heure de chaque journée de travail et me pousse pour des événements, des réunions, des anniversaires, anniversaires, etc. C'est l'outil qui tire mes ficelles de marionnettes; En fait, je dois me mettre au défi de l'ignorer, de savoir quand le fermer, de faire autre chose et de donner plus de priorité à ma famille.
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Anthony Critelli, ingénieur principal des systèmes, Datto Inc.
L'une de mes forces a toujours été ma productivité et mon rendement élevés. Pouvoir accomplir beaucoup de travail et apporter rapidement une valeur réelle à une organisation m'a permis d'avancer rapidement dans ma carrière. Cela m'a également permis d'éviter l'épuisement parce que je peux être sûr qu'en fin de compte, j'ai mis en avant mon meilleur travail et que je mérite une pause.
Cela dit, il peut être surprenant que je n'utilise personnellement aucun outil technologique sophistiqué pour maximiser mon rendement. Mon outil préféré est le stylo et le papier à l'ancienne, en utilisant une version d'une technique que j'ai apprise dans un livre intitulé Deep Work .
Je commence chaque journée en écrivant un programme quotidien en blocs de 30 minutes. Je passe ensuite en revue mon travail et mes calendriers personnels pour toutes les réunions, et je les note d'abord dans mon agenda. Avec mes réunions à l'écart, je passe en revue ma liste actuelle de projets dans notre logiciel de billetterie et je bloque des périodes de temps pour travailler sur chacun pendant la journée. Je m'assure également de prévoir du temps pour rattraper mes e-mails et de laisser du temps libre dans ma journée pour les choses qui pourraient survenir et nécessiter mon attention.
C'est mon flux de travail quotidien, mais il y a un autre détail important :lorsque je sélectionne un travail dans ma liste pour le mettre dans des blocs de temps, il doit être exploitable. Bloquer deux heures pour « améliorer nos équilibreurs de charge » laisse trop d'ambiguïté, et l'ambiguïté mène à la distraction. J'essaie toujours de bloquer une heure ou deux chaque semaine pour diviser mes projets plus importants en morceaux de travail gérables qui peuvent être limités dans le temps pendant la semaine de travail. Ceci est très important car la partie la plus difficile de travailler sur quelque chose est souvent de commencer. Avoir de petites tâches réalisables supprime de nombreuses excuses qui conduisent à éviter le travail.
Ces deux stratégies, le timeboxing quotidien et la planification de projet hebdomadaire à plus long terme, se sont avérées très utiles. Ils ne sont pas de haute technologie, mais ils m'ont aidé à maximiser ma productivité pendant la journée afin que je puisse minimiser mon épuisement après les heures.
Et pour ceux qui aiment les gadgets high-tech, j'avoue avoir été un peu malhonnête au début de cette réponse. J'utilise un carnet Rocketbook pour ma planification quotidienne, au lieu d'un vrai stylo et papier. Cependant, je pourrais envisager de passer à Timewarrior à l'avenir.
Joerg Kastning, administrateur système, Bielefeld
La loi de Parkinson est l'adage selon lequel "le travail se dilate de manière à remplir le temps disponible pour son achèvement". Donc, peu importe combien et combien de temps je travaillerais; il resterait encore du travail à la fin de la semaine. Mon contrat actuel stipule que je dois travailler environ 40 heures par semaine. C'est pour ça que je suis payé, alors pourquoi s'embêter à faire des heures supplémentaires alors qu'ils ne sont pas rémunérés ?
Pour garder une trace des heures que j'ai travaillées par jour, semaine ou mois, et pour voir sur quels sujets ces heures ont été consacrées, j'utilise Timewarrior pour suivre le temps sur la ligne de commande. Ainsi, lorsque j'ai rempli mon contrat et qu'il n'y a pas de tâches urgentes sur ma liste, je peux m'arrêter là et profiter de ma vie avec ma famille.
Personnellement, j'essaie de travailler huit heures par jour. Bien sûr, il y a des journées avec 10 voire 12 heures de travail. Dans ce cas, je quitte le travail plus tôt sur une autre journée moins chargée pour équilibrer et éviter l'épuisement professionnel.
Pour organiser mes tâches, hiérarchiser et planifier, j'utilise la méthode Eisenhower parce que je l'ai trouvée à la fois simple et efficace. Avec cette méthode, les tâches sont évaluées à l'aide des critères "important/non important" et "urgent/non urgent" et placées dans la "matrice Eisenhower" illustrée ci-dessous.
Ensuite, je gère les quadrants comme suit :
- Les tâches importantes ET urgentes telles que la gestion des incidents, le dépannage et le respect des délais, je les fais personnellement et immédiatement.
- Les tâches importantes mais pas (encore) urgentes, telles que la rédaction de directives ou de didacticiels, la mise à jour de modèles et tous les types d'appareils informatiques, sont planifiées en leur bloquant un créneau dans mon calendrier. Je les effectuerai personnellement, mais à un plus tard.
- Les tâches moins importantes mais toujours urgentes que j'essaie de déléguer. Il peut s'agir de réunions, de présentations ou de questions sur l'utilisation d'un certain outil, par exemple.
- Enfin, si je trouve qu'une tâche n'est ni importante ni urgente, je ne la ferai tout simplement pas.
Bien sûr, parfois les tâches du quadrant quatre deviennent urgentes et importantes; par exemple, si mon patron le requalifie en tant que tel et me donne un délai. Dans ce cas, la tâche passe au premier quadrant et est gérée en conséquence.
Pour un contexte sur ce que je fais habituellement, jetez un œil à mon article, À quoi ressemble ma journée en tant qu'administrateur système .
Ricardo Gerardi, consultant principal, Red Hat
Il y a environ quatre mois, j'ai commencé à utiliser la technique Pomodoro pour m'aider à chronométrer et à me concentrer sur les tâches, et je considère que c'est un grand succès. Cette technique dicte que vous vous concentrez sur une seule tâche pendant une période de temps appelée « Pomodoro », qui dure généralement 25 minutes. Le nom Pomodoro vient du minuteur de cuisine Pomodoro que le créateur de cette technique utilisait pour suivre le temps. Après chaque période de tâche, vous vous reposez pendant cinq minutes avant de commencer la tâche suivante. Après quatre Pomodoros, vous pouvez faire une pause plus longue de 15 minutes.
Dans le monde moderne, au lieu d'un minuteur Pomodoro, j'utilise l'outil Gnome Pomodoro pour m'aider à suivre le temps lorsque j'utilise cette technique.
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Résumé
Pour lier toutes les idées ci-dessus ensemble, je dirais ceci :Soyez intentionnel dans la planification de vos tâches quotidiennes. Timeboxing, la technique Pomodoro, une planification détaillée et des pauses fréquentes sont toutes d'excellentes choses à considérer lorsque vous devez maximiser votre rendement dans un laps de temps défini. N'oubliez pas de toujours laisser du temps pour vous, votre famille et vos amis. Et lorsque vous ne travaillez pas, éloignez-vous complètement du travail, si possible, pour éviter l'épuisement professionnel. Prendre soin de vous vous permettra de vous occuper plus facilement de votre travail de manière enthousiaste et attentive.