Si vous venez de lancer une startup ou si vous êtes déjà propriétaire d'une entreprise, vous devez évidemment gérer une main-d'œuvre énorme ainsi qu'une grande collection de documents. Les documents ou les fichiers d'une entreprise où différentes personnes travaillent en collaboration doivent être gérés de manière unique afin que tout le monde puisse travailler dessus et que les utilisateurs puissent avoir un meilleur contrôle des versions. C'est à ce moment qu'un système de gestion de documents devient utile. Si l'infrastructure logicielle de votre organisation est basée sur Linux, vous devrez rechercher un système de gestion de documents pour votre système Linux.
Cet outil vous aidera à stocker et gérer des documents soit dans un répertoire local, soit dans un serveur dédié. Vous pouvez facilement localiser les anciennes versions d'un document avec cet outil, et ainsi, la procédure d'enregistrement devient plus facile. Ces outils peuvent facilement augmenter la productivité globale de votre espace de travail. Même si vous êtes un utilisateur individuel, vous pouvez obtenir des avantages supplémentaires en utilisant un outil de gestion de documents.
Meilleurs systèmes de gestion de documents pour Linux
Google Drive est un excellent exemple de système de gestion de documents de base. Mais si vous avez besoin de plus de personnalisations et de flexibilité, vous aurez peut-être besoin de certains des meilleurs systèmes de gestion de documents open source pour votre système. Linux est une excellente plate-forme à utiliser dans un espace de travail d'entreprise. Pas étonnant que vous trouviez de nombreux systèmes de gestion de documents pour Linux sur Internet. Mais choisir les meilleurs outils parmi eux n'est pas une tâche facile à faire. Nous avons donc dressé une liste des 15 meilleurs outils de gestion de documents pour Linux.
1. En plein air
Alfresco est un outil primé de gestion de documents. Étant un programme basé sur Java, vous obtiendrez une grande flexibilité en l'exécutant sur n'importe quel système. Il existe une édition Enterprise et une édition communautaire basée sur le forum des développeurs de ce logiciel. L'édition communautaire est gratuite et open-source. D'un autre côté, l'édition Enterprise a un plan de support commercial si vous êtes plus sérieux au sujet de vos fichiers.
Fonctionnalités clés d'Alfresco
- Il dispose d'une application Web complète avec virtualisation de session incluse.
- Il dispose d'une fonctionnalité de balisage de contenu et vous pouvez effectuer une recherche basée sur des balises.
- Alfresco prend en charge plusieurs normes de gestion des enregistrements, notamment 5015.2, MoReq2, NOARK, etc.
- Les utilisateurs peuvent accéder au référentiel via SMB, FTP, WebDAV, NFS et CMIS.
- Alfresco prend en charge plusieurs bases de données telles que MySQL, Microsoft SQL Server, Oracle Database, IBM DB2, etc.
- Compatibilité intégrée avec Microsoft Office et Google Docs.
2. OpenKM
Il s'agit d'un système de gestion de documents open source pour Linux. Vous pouvez gérer vos documents via son interface web. JBoss Application Server, Google Web Kit, Lucene, Apache Jackrabbit et Java J2EE alimentent l'épine dorsale du programme. Comme le programme est entièrement gratuit, vous pouvez l'utiliser dans vos petites entreprises pour plus de rentabilité.
Fonctionnalités clés d'OpenKM
- Le client Web vous permet d'accéder à vos fichiers depuis n'importe où dans le monde.
- L'interface utilisateur fluide facilite le glisser-déposer de fichiers directement depuis votre explorateur de fichiers.
- Reconnaissance optique de caractères ou OCR intégrée pour numériser des images et en extraire des données.
- Complément Microsoft Office et Open Office pour accélérer le flux de travail
- Moteur de recherche avancé intégré permettant aux utilisateurs de rechercher des fichiers à l'aide de différents critères.
- Des fonctionnalités de sécurité avancées pour rendre vos documents plus sûrs.
3. DOC logique
LogicalDOC est un outil de gestion de documents facile à utiliser pour les systèmes Linux. Il a quatre éditions différentes pour différents types d'utilisateurs. L'édition communautaire est gratuite et open source bien qu'il lui manque certaines fonctionnalités. D'autre part, les éditions Business, Enterprise et Cloud ont des fonctionnalités uniques et avancées.
Fonctionnalités clés de LogicalDOC
- Le logiciel peut facilement s'exécuter sur un système basé sur un cluster.
- Les utilisateurs bénéficieront d'une interface utilisateur Web complète basée sur .NET et PHP.
- Il dispose d'un puissant moteur de recherche basé sur Lucene qui peut facilement indexer et rechercher des fichiers.
- Le contrôle de version automatique est une fonctionnalité très utile de ce programme. Il peut configurer le premier numéro de révision.
- Le système d'espaces de travail multiples de cet outil augmente la productivité.
- Son système de plug-in avancé peut ajouter différentes fonctionnalités supplémentaires à ce programme.
4. Mars
Maarch est très utile pour stocker un grand volume de documents. Il est basé sur PHP et possède toutes les fonctionnalités de base d'un système de gestion de documents. Outre le produit open source, Maarch propose une édition Enterprise avec des fonctionnalités supplémentaires.
Fonctionnalités clés de Maarch
- Le programme a une conception modulaire, et donc, les fonctionnalités peuvent être facilement gérables.
- Vous pouvez gérer l'autorisation en fonction de la hiérarchie de l'organisation.
- Les utilisateurs peuvent définir différents schémas pour les fichiers en fonction des classifications.
- L'outil dispose d'une fonctionnalité de gestion des archives physiques.
5. Epiware
Il s'agit d'un système de gestion de documents open source écrit en PHP. Il utilise MySQL pour gérer les bases de données. C'est un vieil outil, et la dernière version remonte à 2008. Mais de nombreuses fonctionnalités utiles en font un système de gestion de documents populaire. Le logiciel est gratuit tandis que vous pouvez obtenir une assistance étendue de la part des développeurs d'Epiware en dépensant de l'argent.
Fonctionnalités clés d'Epiware
- Vous pouvez contrôler l'accès aux dossiers via des groupes ou des utilisateurs.
- Son option de recherche avancée facilite la recherche de métadonnées.
- Les utilisateurs peuvent créer un espace de travail virtuel et des équipes pour un travail collaboratif de manière sécurisée.
- Il permet de gérer facilement l'accès aux documents et l'historique des versions des documents.
6. EDMS maya
Mayan est un système de gestion de documents moderne avec une interface utilisateur basée sur le Web. Le code du programme est écrit en python en utilisant Django comme framework. C'est un outil gratuit et open-source avec quelques fonctionnalités supplémentaires. Il fonctionne également comme un système OCR dédié.
Caractéristiques principales de Mayan EDMS
- Capacité à vérifier l'authenticité des documents via un système de signature cryptographique intégré.
- Il prend en charge LibreOffice pour faciliter la gestion des feuilles de calcul et des présentations.
- Mayan EDMS dispose d'un système de téléchargement de fichiers local et côté serveur.
- Il affiche un aperçu d'image des formats de fichiers populaires, et ainsi, il devient plus facile d'organiser les fichiers.
- Il dispose d'une prise en charge limitée des plug-ins tiers pour les fonctionnalités étendues.
7. SeedDMS
SeedDMS est le successeur du système de gestion de documents populaire LetoDMS. Et pour cette raison, il est entièrement compatible avec l'ancien. C'est un programme gratuit et open-source. Cet outil Web est écrit en PHP et utilise MySQL comme système de gestion de base de données.
Fonctionnalités clés de SeedDMS
- Il a une interface utilisateur très facile à utiliser. Il affiche tous les fichiers et dossiers, comme sur un gestionnaire de fichiers typique avec des informations supplémentaires.
- Les textes d'un fichier PDF, MS Word, MS Excel peuvent être directement indexés et les utilisateurs peuvent les rechercher.
- Il dispose d'un système de gestion de flux de travail intégré pour une utilisation dans une grande organisation.
- SeedDMS propose un accès WebDAV et prend en charge l'API REST.
8. NemakiWare
NemakiWare est un programme open-source de certains développeurs japonais. Il est assez léger mais magnifiquement orné de fonctionnalités et de personnalisations modernes. Il est écrit en Java à l'aide de la bibliothèque OpenCMIS d'Apache Chemistry. Il utilise NoSQL comme système de gestion de base de données.
Caractéristiques principales de NemakiWare
- Il dispose d'un système de contrôle d'accès de niveau avancé. Les utilisateurs peuvent facilement accorder l'accès et refuser à quiconque d'utiliser un dossier particulier.
- Il peut créer des propriétés supplémentaires pour les métadonnées d'un fichier particulier afin que les utilisateurs puissent affiner la recherche.
- La fonction de recherche en texte intégral permet aux utilisateurs d'effectuer une recherche parmi le contenu de différents documents.
- La fonction de verrouillage avancé de ce programme est prise en charge par tous les autres clients CMIS.
9. Kimios
Kimios est un programme open source créé par Teclib. Étant un outil basé sur Java, vous pouvez l'utiliser dans n'importe quel environnement exécutant Java version 8 ou supérieure. Cet outil peut connecter et gérer en toute sécurité tout type d'infrastructure de stockage. Pour cette raison, il est très utile pour une grande organisation.
Caractéristiques principales de Kimios
- Il dispose d'une interface utilisateur mobile réactive qui permet de travailler en déplacement.
- Il peut se connecter à distance au système de gestion de documents via n'importe quel type de navigateur.
- Indexation par métadonnées ainsi que le contenu des documents.
- Le principal avantage est la prise en charge d'un grand nombre de formats de fichiers.
- Il offre une intégration intégrée avec les logiciels et services Microsoft.
10. DocMGR
C'est un outil de gestion de documents Linux écrit en PHP. Il utilise Apache pour s'exécuter sur un système. DocMGR est un outil Web complet. Vous pouvez l'exécuter avec n'importe quel navigateur. Un système d'indexation de texte intégral nommé Tsearch2 lui donne un pouvoir supplémentaire pour parcourir les documents et les indexer en fonction des textes.
Fonctionnalités clés de DocMGR
- Fonctionnalité de gestion visuelle du flux de travail des documents.
- Indexation basée sur le système de reconnaissance optique de caractères.
- Prise en charge complète du protocole WebDAV pour la gestion à distance dans un environnement sécurisé.
- L'option de forum de discussion permet de communiquer avec les collaborateurs.
11. Boîte
Casebox est un système de gestion de documents spécialisé adapté à une utilisation dans les ONG et les cabinets d'avocats. Il est également connu sous le nom de système de gestion de cas. Cet outil a été développé conjointement par HURIDOCS et Ketse.com. Normalement, HURIDOCS maintient la base de code pour ses entreprises partenaires tandis que Ketse s'occupe de leur base de code d'origine. La fonctionnalité de collaboration avec un puissant système de gestion de fichiers en fait un outil de gestion des litiges imbattable.
Caractéristiques principales de Casebox
- Le système de glisser-déposer le rend utile pour les débutants.
- Il peut créer des graphiques et des tableaux automatiquement à partir de vos ressources. Il peut également les publier automatiquement sur un site Web via le module Web.
- La fonction avancée de corbeille vous permet de restaurer n'importe quoi à tout moment.
- Les utilisateurs peuvent créer des formulaires dynamiques avec des conditions logiques pour interagir avec différentes personnes.
- Cet outil empêche la synchronisation entre appareils pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire.
12. SutiDMS
SutiDMS est un système de gestion de documents en ligne avec toutes les fonctionnalités utiles. Il est développé par Suti Soft. Cet outil est construit comme un modèle SaaS évolutif. Pour cette raison, vous obtiendrez les fonctionnalités en fonction de vos besoins et vous pourrez payer en conséquence. Bien que sa version de base soit gratuite.
Fonctionnalités clés de SutiDMS
- Il dispose d'un système de contrôle de version avancé.
- Cet outil est intégré à la solution de signature électronique de Suti Soft pour simplifier le processus d'approbation.
- Il dispose d'un système automatisé d'élimination des documents électroniques.
- Cet outil dispose d'un système intégré de gestion des flux de travail basé sur des graphiques.
13. OpenDocMan
Il s'agit d'un système de gestion de documents open source écrit en PHP. Il prend en charge les normes ISO 17025 et IE pour la gestion des documents. Il dispose d'une interface Web indépendante à part entière. Le programme d'installation et de mise à jour automatisé facilite l'utilisation. Il fonctionne parfaitement sur n'importe quelle distribution basée sur Linux.
Caractéristiques principales d'OpenDocMan
- Vous pouvez ajouter un nombre illimité de types de fichiers à cet outil.
- Il prend en charge un nombre illimité de nouvelles propriétés de fichiers en fonction des besoins de votre entreprise.
- Système automatisé d'expiration des fichiers pour un meilleur contrôle des fichiers.
- Il dispose d'une fonction de contrôle d'accès départemental pour chaque fichier.
- Fonctionnalité de messagerie avancée pour notifier les modifications récentes.
14. OnlyOffice
OnlyOffice est un système de gestion de documents en ligne et un programme de gestion de bureau. C'est simple et facile à utiliser. Il a l'édition Entreprise, Développeur et Intégration pour différents types d'utilisateurs. Comme l'outil fonctionne sur un serveur dédié fourni par la société de développement, il n'est pas gratuit. Vous pouvez choisir différents forfaits selon vos besoins. L'édition Intégration vous permet d'intégrer cet outil à votre infrastructure auto-hébergée. Il s'agit d'un système de gestion de documents partiellement open source.
Fonctionnalités clés d'OnlyOffice
- Il s'agit d'un outil tout-en-un pour le courrier, les documents, les projets, les calendriers et bien plus encore.
- Prise en charge de l'intégration pour les DMS populaires tels qu'Alfresco, ownCloud, SharePoint, etc.
- Le code d'origine est open-source sur Github afin que vous puissiez bénéficier d'une flexibilité supplémentaire.
- Compatibilité gratuite avec les applications Android et iOS pour travailler en déplacement
15. Bitrix24
Bitrix24 est un système de gestion de documents moderne avec toutes les fonctionnalités modernes. Il a différents plans tarifaires pour les utilisateurs ayant des besoins différents. Pour les petites entreprises, il a un plan gratuit avec des fonctionnalités limitées. C'est une excellente option pour commencer. Il dispose d'un magasin de modules complémentaires à part entière pour étendre les fonctionnalités de l'outil.
Fonctionnalités clés de Bitrix24
- La fonctionnalité de réseau social privé facilite le contact avec les collègues.
- L'option de chat vidéo en temps réel permet de gagner du temps et d'augmenter la productivité.
- La fonctionnalité de gestion de la charge de travail vous aide à répartir les tâches entre les employés avec moins de pression.
- Il crée automatiquement des tâches récurrentes à partir de modèles.
- Il peut visualiser les données avec de beaux graphiques et diagrammes.
Réflexions finales
Les outils mentionnés ci-dessus font partie des meilleurs systèmes de gestion de documents pour le bureau Linux. Peu d'entre eux sont gratuits et open-source tandis que d'autres vous coûtent de l'argent. Comme les systèmes de gestion de documents ont besoin d'un serveur pour fonctionner, de correctifs de sécurité réguliers et d'un support client, il est difficile de trouver un service entièrement gratuit. Vous devez donc choisir judicieusement le plan en fonction des besoins de votre organisation pour économiser de l'argent.